Menu
×

Category Archives: Berichten

4 jaar ago Berichten

Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way

migration

Kun je een archief migratie in een grote en complexe organisatie wel ‘agile’ uitvoeren? Jazeker, dat kan.

In slechts twee jaar hebben we  voor een grote financial belangrijke business value toegevoegd door juist dat te doen. We hebben een versnipperde verzameling  archieven geïntegreerd, metadata verrijkt, data quality issues opgelost, gekoppeld aan klant & productadministraties. Hierdoor hebben we een compleet klantdossier gecreëerd en dat via andere systemen makkelijk raadpleegbaar gemaakt.

Een traject van twee jaar in een grote organisatie; dat lijkt zich op het eerste gezicht niet zo goed te lenen voor de agile werkwijze. Mijn ervaring is dat de principes van agile werken ook hier heel goed toepasbaar zijn.

De sleutel tot succes is mijns inziens een goede migratie strategie; een strategie die rekening houdt met onderstaande principes . Principes die ook in de agile werkwijze gelden.

  • Embrace the change. In een grote organisatie verandert de omgeving voortdurend. Zorg voor een solide migratie strategie die je in staat stelt mee te bewegen met die omgeving als je dat helpt in het bereiken van je doel.
  • Zorg ervoor dat je afhankelijkheden met je omgeving zoveel mogelijk minimaliseert.
  • Een regelmatige flow van business value. Zo’n migratie duurt lang, dus is het zaak dat je al snel de eerste business value levert. En dat vervolgens blijft doen. Concrete resultaten spreken aan.

Een andere, zeker zo belangrijke, succesfactor is een goed team. Niet te groot, met de juiste skills en toegewijd aan het doel.

In volgende posts zal ik op bovenstaande punten dieper ingaan en mijn ervaringen delen. Het lijkt me interessant en leerzaam om ook de ervaringen van anderen te lezen.

4 jaar ago Berichten

Follow the document: eigenaarschap van documenten

followme

Grote organisaties veranderen voortdurend. In die constante veranderende omgeving is het niet altijd makkelijk vast te stellen wie de eigenaar van documenten is. De organisatie wordt aangepast aan de veranderende wereld.  De basis productie- en ondersteunende processen en ook productcategorieën veranderen echter vaak minder vaak. Volg de route van het document door de organisatie en je vindt de eigenaar.

Vinden is 1 ding, hem of haar de verantwoordelijkheid laten nemen is een ander.

Als leverancier van een archiefsysteem word je soms beschouwd als de archivaris van het bedrijf. Je levert een dossier af, en de archivaris zorgt er voor dat het netjes volgens de regels wordt beheerd en zorgt ervoor dat het vindbaar blijft. Maar het archiefsysteem vertegenwoordigt slechts de kast waarin je het opbergt; de inhoud en indeling van die kast is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de documenten. Alleen die kan vaststellen wat een handige indeling is, en wat de regels zijn voor het beheer. En alleen dan kun je het maximale uit je documentverzameling halen.  Natuurlijk kun je helpen, door gerichte adviezen, maar de verantwoordelijkheid kun je niet overnemen.

Een goede manier om invulling te geven aan het eigenaarschap is het inrichten van een functie voor beheer van het archief, in de organisatie van de document eigenaar; de digitaal archivaris. Deze functie houdt zich, namens de documenteigenaar, bezig met de structuur en metadata, toegang en beheersregels. En is de gesprekspartner van de leverancier van het archiefsysteem. Als er naast digitale, ook nog fysieke archieven bestaan, kan deze functie zich ook met het beheer van die archieven bezighouden.

Belangrijk kenmerk van grote organisaties is dat ze vaak, om begrijpelijke redenen, een lappendeken van systemen bevatten. Van heel modern tot verouderde, maar nog prima functionerende legacy. Dit speelveld maakt dat je de ideaal situatie slechts stap-voor-stap kan benaderen, en waarschijnlijk nooit helemaal zult bereiken. Dat stelt b.v. eisen aan de tools die je gebruikt; state of the art is dan niet perse het beste.

5 jaar ago Berichten

Orde op zolder

Het archieflandschap van een organisatie met documentintensieve processen en een lange historie laat zich nog het best vergelijken met de gemiddelde rommelzolder. Alles wat je ooit nog eens nodig dacht te hebben of gewoon niet weg durfde te gooien, heb je er in opgeslagen. Soms netjes georganiseerd en meteen voor de hand, vaak ook achteloos ergens neergelegd. Gevolg; als je dan die binnenbandjes nodig hebt die je vorig jaar had gekocht (ik ben een fietser) dan weet je niet waar je ze zoeken moet. Het is er wel, maar waar? Gevolg is dat je veel moeite moet doen om te vinden wat je nodig hebt.

“Hoe wil je het terugvinden?” is een van de eerste vragen die ik stel als een organisatieonderdeel een oplossing zoekt voor digitaal archiveren. “We moeten het bewaren om juridische redenen. Ik vraag het nooit meer op” is dan vaak het antwoord. Als ik dan zeg: “Dan gooien we het toch gewoon meteen weg”  opent dat meestal wel de discussie. Want die enkele keer dat het nodig is, moet het er wel zijn. Het gaat niet om de soms miljoenen documenten die je opslaat, het gaat om de ene die je wilt opvragen.

Net zoals op je rommelzolder, vind je het snelst wat je zoekt, als het is ingedeeld volgens een systeem, een logische structuur. Om het makkelijk te kunnen vinden, moet je het dus netjes opbergen. Maar organisaties, net als de mensen die er werken, hebben daar vaak niet zoveel zin in. Je bent er immers klaar mee, het is niet meer nodig.

Als je wilt dat mensen hun documenthuishouding netjes op orde houden is mijns inziens een aantal zaken cruciaal;

  • maak het ze makkelijk
  • toon ze de voordelen
  • maak ze er bewust van dat het hun documentverzameling is, niet de jouwe

In een volgende blog zal ik daar verder op in gaan

5 jaar ago Berichten

Zelforganiserende zolders

Eerder sprak ik over hoe het archieflandschap grote organisaties op een rommelzolder lijkt. Opruimen is het devies. Maar dat is veel werk. Beter kun je rommel voorkomen door zaken ordelijk op te bergen. Maar ook daar zien veel mensen tegenop. Misschien omdat mijn eigen zolder een rommeltje is, maak ik in mijn professie van orde mijn missie. Ik noemde 3 belangrijke zaken om chaos te voorkomen.

Te beginnen: maak het makkelijk om documenten ordelijk te archiveren

  • Makkelijk kun je het maken door ze te helpen, op de eerste plaats. De core business van een organisatie is doorgaans niet archiveren, en hoe je dat slim aanpakt doorgaans niet de expertise van de mensen in die organisatie.
  • Door de structuur van je document huishouding, je metadata model, goed aan te laten bij de belevingswereld van eindgebruikers. Bij hun bedrijfsprocessen, hun terminologie. Een herkenbaar model werkt makkelijker voor eindgebruikers, zowel bij het archiveren als bij het zoeken en het vergroot de acceptatie.
  • Door te automatiseren waar dat kan. Intelligent capture biedt steeds meer mogelijkheden en vermindert de noodzaak voor arbeidsintensief en foutgevoelig indexeren. De introductie van smartphones en tablets biedt de mogelijkheid om eenvoudig documenten toe te voegen.
  • Door het te koppelen aan bedrijfsapplicaties. Als digitale documenten gebruikt worden in bedrijfsprocessen, en direct benaderbaar zijn vanuit bedrijfsapplicaties, kan metadata automatisch toegevoegd worden. Een aparte archiveringsactie is dan niet meer nodig; dat spaart werk en voorkomt fouten. Metadata hoeft niet te worden overgetypt, documenten worden niet vergeten.

Moderne tecnhieken maken een (bijna) zelforganiserende zolder mogelijk

Archieven veranderen in informatiebronnen, daar hou ik me graag mee bezig. Enterprise Content Management oplossingen die echt bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie. Ik heb mijn doel pas bereikt als niet alleen mijn opdrachtgever, maar alle stakeholders tevreden zijn met het resultaat.

Orde op zolder

11 augustus 2015

Berichten

Orde op zolder
Follow the document: eigenaarschap van documenten

13 april 2016

Berichten

Follow the document: eigenaarschap van documenten
Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way

30 juli 2016

Berichten

Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way