Menu
×

Follow the document: eigenaarschap van documenten

followme

Grote organisaties veranderen voortdurend. In die constante veranderende omgeving is het niet altijd makkelijk vast te stellen wie de eigenaar van documenten is. De organisatie wordt aangepast aan de veranderende wereld.  De basis productie- en ondersteunende processen en ook productcategorieën veranderen echter vaak minder vaak. Volg de route van het document door de organisatie en je vindt de eigenaar.

Vinden is 1 ding, hem of haar de verantwoordelijkheid laten nemen is een ander.

Als leverancier van een archiefsysteem word je soms beschouwd als de archivaris van het bedrijf. Je levert een dossier af, en de archivaris zorgt er voor dat het netjes volgens de regels wordt beheerd en zorgt ervoor dat het vindbaar blijft. Maar het archiefsysteem vertegenwoordigt slechts de kast waarin je het opbergt; de inhoud en indeling van die kast is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de documenten. Alleen die kan vaststellen wat een handige indeling is, en wat de regels zijn voor het beheer. En alleen dan kun je het maximale uit je documentverzameling halen.  Natuurlijk kun je helpen, door gerichte adviezen, maar de verantwoordelijkheid kun je niet overnemen.

Een goede manier om invulling te geven aan het eigenaarschap is het inrichten van een functie voor beheer van het archief, in de organisatie van de document eigenaar; de digitaal archivaris. Deze functie houdt zich, namens de documenteigenaar, bezig met de structuur en metadata, toegang en beheersregels. En is de gesprekspartner van de leverancier van het archiefsysteem. Als er naast digitale, ook nog fysieke archieven bestaan, kan deze functie zich ook met het beheer van die archieven bezighouden.

Belangrijk kenmerk van grote organisaties is dat ze vaak, om begrijpelijke redenen, een lappendeken van systemen bevatten. Van heel modern tot verouderde, maar nog prima functionerende legacy. Dit speelveld maakt dat je de ideaal situatie slechts stap-voor-stap kan benaderen, en waarschijnlijk nooit helemaal zult bereiken. Dat stelt b.v. eisen aan de tools die je gebruikt; state of the art is dan niet perse het beste.

No Tag have Found!
Back To Home

Archieven veranderen in informatiebronnen, daar hou ik me graag mee bezig. Enterprise Content Management oplossingen die echt bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie. Ik heb mijn doel pas bereikt als niet alleen mijn opdrachtgever, maar alle stakeholders tevreden zijn met het resultaat.

Orde op zolder

11 augustus 2015

Berichten

Orde op zolder
Follow the document: eigenaarschap van documenten

13 april 2016

Berichten

Follow the document: eigenaarschap van documenten
Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way

30 juli 2016

Berichten

Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way