Menu
×

Orde op zolder

Het archieflandschap van een organisatie met documentintensieve processen en een lange historie laat zich nog het best vergelijken met de gemiddelde rommelzolder. Alles wat je ooit nog eens nodig dacht te hebben of gewoon niet weg durfde te gooien, heb je er in opgeslagen. Soms netjes georganiseerd en meteen voor de hand, vaak ook achteloos ergens neergelegd. Gevolg; als je dan die binnenbandjes nodig hebt die je vorig jaar had gekocht (ik ben een fietser) dan weet je niet waar je ze zoeken moet. Het is er wel, maar waar? Gevolg is dat je veel moeite moet doen om te vinden wat je nodig hebt.

“Hoe wil je het terugvinden?” is een van de eerste vragen die ik stel als een organisatieonderdeel een oplossing zoekt voor digitaal archiveren. “We moeten het bewaren om juridische redenen. Ik vraag het nooit meer op” is dan vaak het antwoord. Als ik dan zeg: “Dan gooien we het toch gewoon meteen weg”  opent dat meestal wel de discussie. Want die enkele keer dat het nodig is, moet het er wel zijn. Het gaat niet om de soms miljoenen documenten die je opslaat, het gaat om de ene die je wilt opvragen.

Net zoals op je rommelzolder, vind je het snelst wat je zoekt, als het is ingedeeld volgens een systeem, een logische structuur. Om het makkelijk te kunnen vinden, moet je het dus netjes opbergen. Maar organisaties, net als de mensen die er werken, hebben daar vaak niet zoveel zin in. Je bent er immers klaar mee, het is niet meer nodig.

Als je wilt dat mensen hun documenthuishouding netjes op orde houden is mijns inziens een aantal zaken cruciaal;

  • maak het ze makkelijk
  • toon ze de voordelen
  • maak ze er bewust van dat het hun documentverzameling is, niet de jouwe

In een volgende blog zal ik daar verder op in gaan

No Tag have Found!
Back To Home

Archieven veranderen in informatiebronnen, daar hou ik me graag mee bezig. Enterprise Content Management oplossingen die echt bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie. Ik heb mijn doel pas bereikt als niet alleen mijn opdrachtgever, maar alle stakeholders tevreden zijn met het resultaat.

Orde op zolder

11 augustus 2015

Berichten

Orde op zolder
Follow the document: eigenaarschap van documenten

13 april 2016

Berichten

Follow the document: eigenaarschap van documenten
Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way

30 juli 2016

Berichten

Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way