Menu
×

Zelforganiserende zolders

Eerder sprak ik over hoe het archieflandschap grote organisaties op een rommelzolder lijkt. Opruimen is het devies. Maar dat is veel werk. Beter kun je rommel voorkomen door zaken ordelijk op te bergen. Maar ook daar zien veel mensen tegenop. Misschien omdat mijn eigen zolder een rommeltje is, maak ik in mijn professie van orde mijn missie. Ik noemde 3 belangrijke zaken om chaos te voorkomen.

Te beginnen: maak het makkelijk om documenten ordelijk te archiveren

  • Makkelijk kun je het maken door ze te helpen, op de eerste plaats. De core business van een organisatie is doorgaans niet archiveren, en hoe je dat slim aanpakt doorgaans niet de expertise van de mensen in die organisatie.
  • Door de structuur van je document huishouding, je metadata model, goed aan te laten bij de belevingswereld van eindgebruikers. Bij hun bedrijfsprocessen, hun terminologie. Een herkenbaar model werkt makkelijker voor eindgebruikers, zowel bij het archiveren als bij het zoeken en het vergroot de acceptatie.
  • Door te automatiseren waar dat kan. Intelligent capture biedt steeds meer mogelijkheden en vermindert de noodzaak voor arbeidsintensief en foutgevoelig indexeren. De introductie van smartphones en tablets biedt de mogelijkheid om eenvoudig documenten toe te voegen.
  • Door het te koppelen aan bedrijfsapplicaties. Als digitale documenten gebruikt worden in bedrijfsprocessen, en direct benaderbaar zijn vanuit bedrijfsapplicaties, kan metadata automatisch toegevoegd worden. Een aparte archiveringsactie is dan niet meer nodig; dat spaart werk en voorkomt fouten. Metadata hoeft niet te worden overgetypt, documenten worden niet vergeten.

Moderne tecnhieken maken een (bijna) zelforganiserende zolder mogelijk

No Tag have Found!
Back To Home

Archieven veranderen in informatiebronnen, daar hou ik me graag mee bezig. Enterprise Content Management oplossingen die echt bijdragen aan de doelstellingen van een organisatie. Ik heb mijn doel pas bereikt als niet alleen mijn opdrachtgever, maar alle stakeholders tevreden zijn met het resultaat.

Orde op zolder

11 augustus 2015

Berichten

Orde op zolder
Follow the document: eigenaarschap van documenten

13 april 2016

Berichten

Follow the document: eigenaarschap van documenten
Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way

30 juli 2016

Berichten

Complexe migraties in grote organisaties: The Agile Way